Les missions du poste
Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice Générale, vous serez en charge de :
La vie institutionnelle
- Préparer, participer et suivre les travaux du Bureau et de l'Assemblée Générale de la CCI : proposition ordre du jour, rédaction notes, délibérations, procès-verbaux, tenue des registres, transmission des éléments à la Tutelle (Préfecture de Région) dans le respect des délais impartis,
- Préparer, participer et suivre les travaux de la Commission de prévention des conflits d'intérêts,
- Assurer la gestion administrative de la Commission des Finances
La gestion des élus
- Assurer le suivi des mandats des membres de la CCI, les assister dans l'exercice de leurs représentations,
- Contribuer à l'animation de la commission « animation des élus »
Le suivi juridique / administratif
- Veiller à l'actualisation, voire procéder à la refonte totale, du règlement intérieur de la CCI en fonction de l'évolution de la législation,
- Assurer le suivi administratif des SCI et SAS qui dépendent de la CCI,
- Effectuer les déclarations auprès de la HATVP (Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique),
- De manière générale, s'assurer du respect des échéances et de la réglementation en vigueur dans les CCI.
La gestion des élections consulaires
- Mener les travaux de préparation et de réalisation de la pesée économique,
- Mener les travaux de préparation et d'établissement des listes électorales,
- Participer à la CELE (Commission d'Etablissement des Listes Electorales) et en assurer le secrétariat, participer à la COE (Commission d'Organisation des Elections),
- Assister et conseiller les candidats sur le volet réglementaire
Assister le Président et la Directrice Générale
- Assurer l'interface Présidence/Direction Générale avec l'ensemble des services de la CCI et des interlocuteurs extérieurs,
- Être relais d'information et de veille,
- Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples,
- Gérer l'agenda du Président et de la Directrice Générale (mise à jour des agendas électroniques partagés, recherche de dates de réunions, gestion et suivi des modifications, ...)
- Gérer le courrier entrant/sortant, les invitations, rédiger des courriers et notes diverses,
- Mettre en place, appliquer et/ou faire appliquer les procédures internes (ex : délégations de signatures)
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Traitement du courrier